IBM Maximo Real Estate and Facilities · تخطيط المساحات وإدارتها

طوابق نصف فارغة وإيجار كامل: تخطيط المساحات في Maximo Real Estate and Facilities

تستأجر شركة مبنى مكاتب من أربعة طوابق في مدينة شارلوت. يتّسع أحد الطوابق لـ 312 شخصًا، بينما لا يشغله فعليًا سوى 120. والإيجار هو نفسه في الحالتين. يرافق هذا المقال مخطِّط المساحات خطوة بخطوة داخل Maximo Real Estate and Facilities (MREF)، بدءًا من أرقام الطابق وصولًا إلى خطة تنقل إدارات كاملة، ويشرح كل مصطلح وكل رقم على الطريق.

English version

ماذا ستتعلّم

كيف يُوصَف المبنى في MREF: المباني والطوابق والمساحات، ولكلٍّ منها مساحته.
معنى المساحة الإجمالية والقابلة للتأجير والقابلة للاستخدام، ولماذا يكلّف الفرق بينها مالًا.
كيف تكشف السعة وعدد الشاغلين ونسبة الاستخدام ما إذا كانت المساحة مستغلّة فعلًا.
كيف يجعل تحميل التكلفة على الإدارات كلَّ إدارة تدفع ثمن المساحة التي تشغلها.
كيف تحدّد خطة التوزيع الرأسي أيّ إدارة تذهب إلى أيّ طابق، وكيف تتحوّل إلى قائمة نقل.

مدة القراءة: نحو 15 دقيقة.

قبل أن نبدأإدارة المساحات في دقيقتين

بعد تكلفة الموظفين، تكون المساحة عادةً أكبر بند تكلفة في أي مؤسسة. ومع ذلك تعجز شركات كثيرة عن الإجابة عن أسئلة بسيطة بشأنها: كم مكتبًا لدينا؟ وكم منها مستخدم؟ وأيّ إدارة تشغل أيّ غرف؟ وهل يمكننا استيعاب الجميع في عدد أقل من الطوابق؟

إدارة المساحات تعني الاحتفاظ بسجل دقيق لكل طابق وكل غرفة، ومن يستخدمها ومن يتحمّل تكلفتها. أما تخطيط المساحات فيستخدم هذا السجل لتقرير التغيير التالي: فريق يكبر، أو طابق يُجدَّد، أو عقد إيجار ينتهي. ويقوم MREF بالأمرين معًا على البيانات نفسها: مخططات الطوابق، وقائمة الغرف، والإدارات، والأشخاص.

مثالنا. تشغل شركة GreenPoint Corporation مبنى Watson Center في شارلوت، وهو مبنى مكاتب مستأجَر من أربعة طوابق. نتابع مخطِّط المساحات (حساب العرض التجريبي pplanner) في الطابق الثاني، ثم على مستوى المبنى بأكمله.

الفصل 1المحفظة العقارية في لمحة

تبدأ الصفحة الرئيسية لمخطِّط المساحات بالصورة الكاملة. يعرض المخطط الرئيسي عدد الغرف في كل طابق من كل مبنى مصنّفةً حسب حالة الإشغال: مشغولة، أو مشغولة جزئيًا، أو مخصَّصة بأكثر من سعتها، أو شاغرة.

الصفحة الرئيسية لمخطِّط المساحات: حالة الإشغال لكل طابق، وروابط سريعة إلى أدوات التخطيط، والعرض والطلب، وتخصيصات الإدارات.

انظر إلى صفوف Watson Center قرب الأسفل. الطابق الثاني هو الوحيد الذي تختلط فيه الألوان: بعض الغرف مشغولة (بنفسجي)، وقليل منها مخصَّص بأكثر من سعته (أحمر، أي أن عدد الأشخاص المخصَّصين لها أكبر مما تتّسع له)، وكثير منها شاغر (أخضر). ومن هنا يبدأ مخطِّطنا.

فكرة أساسية · حالة الإشغال

لكل غرفة سعة (عدد الأشخاص الذين تتّسع لهم) وعدد شاغلين (عدد الأشخاص المخصَّصين لها). والمقارنة بين الرقمين تحدّد حالتها: شاغرة (0 أشخاص)، أو مشغولة جزئيًا (أقل من السعة)، أو مشغولة (ممتلئة)، أو مخصَّصة بأكثر من سعتها (أكثر من السعة). يحسب MREF ذلك تلقائيًا من التخصيصات، ولا يُدخله أحد يدويًا.

الفصل 2سجل الطابق

كل طابق هو سجل له أرقامه الخاصة. وهذا هو الطابق الثاني في Watson Center.

الطابق 02 في Watson Center: طابق مكاتب مستأجَر، بتكلفة $35 للقدم المربعة، وسعة 312، وعدد شاغلين 120.

الحقول المهمة للتخطيط: Tenure (نوع الحيازة) قيمته Leased أي مستأجَر (GreenPoint تستأجر هذا الطابق)؛ وCost per Sq Unit (التكلفة لكل وحدة مساحة) هي $35 سنويًا؛ وCapacity (السعة) 312 شخصًا، وHeadcount (عدد الشاغلين) 120. وتظهر الحالة Revision In Progress (مراجعة قيد التنفيذ): أي أن أحدهم يحدّث السجل، ويحتفظ MREF بالنسخة السابقة إلى أن يُعتمَد التغيير.

لنحسبها

نسبة الاستخدام = عدد الشاغلين ÷ السعة = 120 ÷ 312 = 38%. أي أن مقعدين من كل ثلاثة مقاعد تقريبًا فارغان.

التكلفة السنوية = المساحة الإجمالية × التكلفة لكل قدم مربعة = 31,576.54 × $35 = $1,105,179.
ولكل شخص يجلس هناك فعليًا: $1,105,179 ÷ 120 = نحو $9,200 سنويًا. ولو كان الطابق ممتلئًا: $1,105,179 ÷ 312 = نحو $3,540.

الإيجار لا يتغيّر بتغيّر عدد الشاغلين، لذا فإن كل مقعد فارغ يرفع تكلفة كل مقعد مشغول.

الفصل 3قياس الطابق بالطريقة الصحيحة

للسؤال «ما مساحة الطابق؟» أكثر من إجابة. يعرض تبويب Area Measurements (قياسات المساحة) هذه الإجابات جنبًا إلى جنب، ثم يسرد كل مساحة مع مساحتها وسعتها وعدد شاغليها وحالتها.

قياسات المساحة: المساحة الإجمالية، والإجمالية المقاسة، والقابلة للتأجير، والقابلة للاستخدام، تليها قائمة بكل المساحات في الطابق.

فكرة أساسية · المساحة الإجمالية والقابلة للتأجير والقابلة للاستخدام

المساحة الإجمالية هي الطابق كاملًا حتى الحدّ الخارجي للجدران. والمساحة القابلة للاستخدام هي ما يستخدمه الشاغلون فعليًا: المكاتب، ومحطات العمل، وغرف الاجتماعات. أما المساحة القابلة للتأجير فهي المساحة القابلة للاستخدام مضافًا إليها حصة من المناطق المشتركة (الممرات، ودورات المياه، والردهات) التي يتقاضى المالك مقابلها. وتحدّد معايير القطاع مثل BOMA بدقة أين تُحتسَب كل مساحة؛ ويُظهر عمود BOMA Type في القائمة فئة كل غرفة.

لنحسبها

القابلة للتأجير ÷ القابلة للاستخدام = 29,639.99 ÷ 28,189.11 = 1.05. هذا هو معامل التحميل: تدفع GreenPoint مقابل مساحة تزيد بنحو 5% على ما تستطيع استخدامه فعليًا.

تبيّن القائمة أيضًا كيف تُصنَّف الغرفة. الصف 1، وهو درج، مصنَّف Vertical Penetration (منفذ رأسي): لا يُحتسَب ضمن المساحة القابلة للتأجير إطلاقًا. أما الصف الأخير، محطة العمل 02-AF10، فهو مساحة من نوع Office (مكتبية) بسعة 8 وعدد شاغلين 1: أي مشغولة جزئيًا.

الفصل 4رؤية الطابق

يصعب تصوّر الأرقام. يرسم تبويب Dynamic Space Planning (التخطيط الديناميكي للمساحات) الطابق انطلاقًا من مخطط CAD الخاص به، ويلوّن كل غرفة وفق المعيار الذي تختاره. اللون هنا يمثّل فئة المساحة: أي نوع الغرفة.

التخطيط الديناميكي للمساحات ملوّنًا حسب فئة المساحة: محطات العمل بالبنفسجي، وغرف الاجتماعات بالبرتقالي، والمكاتب بالأزرق. وكل دبّوس يمثّل شخصًا.

البنفسجي هو مناطق محطات العمل، والبرتقالي غرف الاجتماعات، والأزرق المكاتب المغلقة، والرمادي المناطق المشتركة ونواة المبنى. أما الدبابيس فهي الأشخاص: والرقم داخل الدبّوس يعني أن عدة أشخاص يتشاركون تلك المساحة. الدبابيس متكدّسة في الزاوية العلوية اليسرى وبقية الطابق شبه فارغة، وهو ما يتطابق مع نسبة 38% في الفصل 2.

بدّل التلوين من Space Class (فئة المساحة) إلى Charge to Org (الإدارة المحمَّلة بالتكلفة)، فيُظهر الطابق نفسه الإدارة التي تتبع لها كل غرفة.

الطابق نفسه ملوّنًا حسب الإدارة التي تتحمّل تكلفة كل غرفة: تقنية المعلومات، والعمليات، والعقارات، والمبيعات، وتطوير الأعمال، وخدمات المؤتمرات.

فكرة أساسية · تحميل التكلفة على الإدارات

تحميل التكلفة على الإدارات (Chargeback) يعني أن تدفع كل إدارة، من ميزانيتها الخاصة، ثمن المساحة التي تشغلها. وهو أكثر الطرق فاعلية لدفع الإدارات إلى التخلّي عن المساحات الزائدة: فالإدارة التي تدفع ثمن 40 مكتبًا فارغًا سرعان ما تطلب التخلّي عنها. ويعرف MREF مساحة كل غرفة والإدارة التابعة لها، فيستطيع حساب حصة كل إدارة من تكلفة الطابق.

يقدّم تبويب Graphic (الرسومي) التقليدي العرض نفسه مع طباعة رقم الغرفة ورمز الإدارة داخل كل غرفة. ويمكن طباعته أو حفظه بصيغة PDF، وهو مفيد في اجتماع مع رئيس إحدى الإدارات.

التبويب الرسومي مع سمة 'Charge To Organization': كل غرفة موسومة برمز الإدارة التي تُحمَّل عليها تكلفتها.

جرّبها في MREF افتح طابقًا، ثم Dynamic Space Planning. في مفتاح الخريطة (Legend)، غيّر Show By إلى Space Class أو Charge to Org أو Occupancy Org by People. واستخدم Filter By لعرض إدارة واحدة فقط.

الفصل 5من طابق واحد إلى المبنى كله: خطط التوزيع الرأسي

نقل الأشخاص مكتبًا مكتبًا ليس تخطيطًا. يقرّر المخطِّطون أولًا أيّ إدارة تذهب إلى أيّ طابق، ثم ينتقلون إلى التفاصيل. هذه هي خطة التوزيع الرأسي (Stack Plan)، وسُمّيت كذلك نسبةً إلى رسم طوابق المبنى مكدّسةً بعضها فوق بعض.

خطط التوزيع الرأسي لدى مخطِّط المساحات: اثنتان نشطتان وثلاث مسودّات، من بينها خطة تجديد الطابق 3 في Watson Center.

يفتح مخطِّطنا خطة Watson Center Floor 3 Renovation (تجديد الطابق 3). وقد أُنشئت انطلاقًا من تخصيصات تحميل التكلفة: أي أن MREF بدأ من الوضع الفعلي اليوم (أيّ إدارة تدفع ثمن كم من المساحة وفي أيّ طابق)، فتنطلق الخطة من الحقائق لا من صفحة بيضاء.

خطة التوزيع الرأسي: شريط لكل طابق، ولون لكل إدارة. طول الشريط يمثّل المساحة، والخط الداكن يمثّل ما يتّسع له الطابق.

فكرة أساسية · قراءة خطة التوزيع الرأسي

كل صف يمثّل طابقًا. وكل كتلة ملوّنة تمثّل إدارة، وطولها هو المساحة التي تشغلها. الرمادي مساحة غير مخصَّصة، والخط الرأسي الداكن يحدّد ما يتّسع له الطابق. تسحب الكتل بين الطوابق لتجربة توزيع جديد، فيُظهر MREF فورًا ما إذا كان أحد الطوابق قد تجاوز سعته.

انظر إلى الصف الثاني. في هذه الخطة، لا يبقى في الطابق 2 سوى فريق العقارات، ويتحوّل الطابق كله تقريبًا إلى اللون الرمادي: متاح. ويستقبل الطابق 1 خدمات المؤتمرات، وتطوير الأعمال، والعمليات، والمبيعات، والشؤون القانونية؛ بينما يضمّ الطابقان 3 و4 إدارة عقود الإيجار، وتقنية المعلومات، وبقية الإدارات.

الفصل 6من الخطة إلى قائمة النقل

لا قيمة للخطة ما لم يكن تنفيذها ممكنًا. يحوّل View Summary (عرض الملخّص) خطة التوزيع الرأسي إلى بنود نقل: من ينتقل، وكم مساحة، ومن أين، وإلى أين. ومع تفعيل خيار Show changed items only (إظهار البنود المتغيّرة فقط)، تُعرض التغييرات وحدها.

بنود النقل في الخطة: تطوير الأعمال والعمليات والمبيعات من الطابق 2 إلى الطابق 1، والشؤون القانونية من الطابق 3 إلى الطابق 1، وتقنية المعلومات وخدمات المؤتمرات من الطابق 2 إلى الطابق 3.

لنعدّها

محطات العمل المنقولة: تطوير الأعمال 14 + العمليات 63 + المبيعات 42 + الشؤون القانونية 18 + تقنية المعلومات 97 + خدمات المؤتمرات 5 = 239 محطة عمل، موزّعة على أربعة عشر بند نقل.

أكبر عملية نقل منفردة هي تقنية المعلومات: 97 محطة عمل و2,225.52 قدمًا مربعة، من الطابق 2 إلى الطابق 3.

يمكن تصدير القائمة وإرسالها إلى فريق النقل، وتقديم الخطة للاعتماد. ومع تنفيذ عمليات النقل في MREF، تتحدّث مخططات الطوابق والتخصيصات وتحميل التكلفة تبعًا لها. فيعود سجل الفصل 2 صحيحًا من جديد، دون أن يعيد أحد إدخال بياناته.

جرّبها في MREF سجّل الدخول باسم pplanner. يفتح رابط Stack Plans في الصفحة الرئيسية أداة التوزيع الرأسي؛ افتح خطة، ثم View Summary. ويؤدي Space Plans/Scenarios وAll Portfolio Plans الوظيفة نفسها على مستوى عدة مبانٍ.

ما الذي يقدّمه ذلك للمؤسسة

صورة واحدة موثوقة للمساحات. كل طابق وغرفة ومساحة وتخصيص في مكان واحد، مرسومة على مخططات الطوابق الحقيقية.
المساحات الفارغة تصبح مرئية. نسبة الاستخدام والإشغال تُحسَب ولا تُقدَّر، فتبرز الطوابق غير المستغلّة.
الإدارات تتحمّل تكلفتها. يربط تحميل التكلفة كل قدم مربعة بميزانية، وهذا يدفع نحو سلوك أفضل.
خطط مبنية على الحقائق. تنطلق خطط التوزيع الرأسي من تخصيصات اليوم، وتُظهر فورًا ما إذا كان التوزيع مناسبًا.
من القرار إلى التنفيذ. تتحوّل الخطة إلى قائمة نقل، وتُحدِّث عمليات النقل البيانات عند إنجازها.

اختبر نفسك

1. طابق سعته 200 وعدد شاغليه 150. ما نسبة استخدامه؟

150 ÷ 200 = 75%.

2. طابق تكلفته $500,000 سنويًا ويضمّ 100 شخص. انخفض عدد الشاغلين إلى 50. ماذا يحدث لتكلفة الشخص الواحد؟

تتضاعف، من $5,000 إلى $10,000. يبقى الإيجار كما هو، فتجعل المقاعد الفارغة المقاعدَ المشغولة أعلى تكلفة.

3. المساحة القابلة للاستخدام 20,000 قدم مربعة والقابلة للتأجير 22,000 قدم مربعة. ما معامل التحميل؟

22,000 ÷ 20,000 = 1.10: أي أنك تدفع مقابل مساحة تزيد بنسبة 10% على ما تستطيع استخدامه.

4. لماذا نبني خطة توزيع رأسي قبل نقل المكاتب الفردية؟

لأن القرار الكبير هو أيّ إدارة تذهب إلى أيّ طابق. وبمجرد حسمه، تصبح تفاصيل المكاتب سريعة؛ أما بالعكس، فستعيد العمل على التفاصيل كلما تغيّرت الصورة الكبيرة.

5. لماذا تُعدّ خطة توزيع رأسي تُخلي طابقًا كاملًا أهم من خطة تُخلي المساحة نفسها موزّعة على ثلاثة طوابق؟

لأن الطابق الفارغ بالكامل يمكن إعادته للمالك، أو تأجيره من الباطن، أو تجديده. أما المساحة نفسها موزّعةً على عدة طوابق فلا توفّر شيئًا، لأنك تظل تدفع ثمن كل طابق.

مسرد المصطلحات

السعة / عدد الشاغلين (Capacity / headcount): عدد الأشخاص الذين تتّسع لهم المساحة / عدد الأشخاص المخصَّصين لها.
نسبة الاستخدام (Utilization): عدد الشاغلين مقسومًا على السعة.
حالة الإشغال (Occupancy status): شاغرة، أو مشغولة جزئيًا، أو مشغولة، أو مخصَّصة بأكثر من سعتها، وتُحسَب من التخصيصات.
المساحة الإجمالية (Gross area): الطابق كاملًا، مقيسًا حتى الحدّ الخارجي للجدران.
المساحة القابلة للاستخدام (Usable area): المساحة التي يستخدمها الشاغلون فعليًا.
المساحة القابلة للتأجير (Rentable area): المساحة القابلة للاستخدام مضافًا إليها حصة من المناطق المشتركة.
معامل التحميل (Load factor): المساحة القابلة للتأجير مقسومةً على المساحة القابلة للاستخدام.
BOMA: المعيار المعتمد في القطاع لقياس المساحات المكتبية وتصنيفها.
فئة المساحة (Space class): نوع الغرفة: محطة عمل، أو مكتب، أو غرفة اجتماعات، أو ممر، وما إلى ذلك.
تحميل التكلفة على الإدارات (Chargeback): تحميل كل إدارة تكلفة المساحة التي تشغلها.
خطة التوزيع الرأسي (Stack plan): خطة تحدّد أيّ إدارة تذهب إلى أيّ طابق.
بند النقل (Move item): سطر واحد في الخطة: من ينتقل، وكم مساحة، ومن أين، وإلى أين.

هل تودّ رؤية ذلك على مبانيك أنت؟ أرسل لي رسالة وسأُعِدّ لك عرضًا توضيحيًا.

الشاشات: IBM Maximo Real Estate and Facilities على IBM Maximo Application Suite، باستخدام بيانات العرض التجريبي GreenPoint من IBM. جميع الأسماء والمساحات والمبالغ قيم تجريبية.